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La clave para organizar tu tiempo y tu vida: Simplificar. Pero.. cómo lo hago?

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Cuando hablamos de productividad y organización del tiempo, trabajar desde tu casa puede ser aún más desafiante que trabajar en un entorno de oficina.

En mi experiencia personal, como Asistente Virtual (dirijo un equipo de VAs y trabajo con varios clientes y variedad de negocios), esposa y ama de casa y, por último, pero de la lista lo más importante: madre de una nena de 3 años y otra en camino, te puedo asegurar que lo que me ayuda a mantener la cordura mientras logro cumplir con mis objetivos diarios comienza con el hábito de S I M P L I F I C A R.

Simplificar. Dirás: “Suena fácil, pero no lo es! ¡¿Por qué esto debe ser tan complicado?!”. ¡No tiene que serlo! A continuación te voy a compartir unos consejos basados en los hábitos que más me ayudan en mí día a día.

Tomá tu lista de tareas pendientes. (Solo mirarla puede provocar una migraña, ¿verdad? No te asustes!) Considerá las siguientes estrategias:

1. Eliminá todas las tareas que no sean esenciales. Focalizate en lo esencial.

  • Escogé dos o tres metas principales cada día de tu lista de tareas. Una vez que hayas logrado tus tres objetivos diarios más importantes podrás ocuparte del resto de las tareas pendientes menos importantes del día.
  • Agrupá las 2-3 tareas grandes por un lado y las pequeñas por el otro.
  • Evaluá tus metas semanalmente.

Lo sé: seguramente estarás pensando, “¡¿Tres tareas diarias?! ¡Pero tengo tanto por hacer!” Seamos realistas -seguramente nunca logres las miles de tareas que tenés, ¿entonces qué sentido tiene vivir tan estresada? Si le brindás prioridad a lo esencial, tus logros pesarán más y te sentirás mucho menos estresada.

2. Cómo discernir qué es lo esencial: convertí el identificar lo esencial en una prioridad. ¿Qué objetivos o tareas tienen más peso en tu vida profesional y personal? ¿Cuáles te acercarán a tus metas más importantes?  Ésos son los esenciales y los que formarán parte de tu exclusiva lista de 3 tareas u objetivos diarios más importantes.

  • Tené presente que las tareas “urgentes” muchas veces no lo son fuera de nuestras mentes sobrecargadas. Y a veces lo “necesario” deja de serlo.
  • Es cierto que algunas tareas se tienen que seguir haciendo, por eso te aconsejo que desarrolles de a poco el arte de delegar y otras veces, por qué no, animarse a decir que “no”.
  • Recordá también que cualquier tarea pequeña es importante solamente si ayuda a concretar una tarea esencial.
  • No temas eliminar. Es importante elegir lo que le aportará a tu vida sobre lo demás.
  • Tomá el control sobre tus acciones diarias. De esta forma vas a pasar de actuar en “modo reactivo” – como tal vez venías haciéndolo hasta ahora, ocupándote de cada asunto a medida que se presenta y así permitiendo que se te escapen las horas del día sin haber logrado al menos un objetivo importante -  a trabajar en “modo activo”, en el ahora sos vos la que toma el control sobre las tareas que realizás en el día y te movés con determinación hacia tus objetivos.

3. Una tarea a la vez. La multitarea desperdicia energía y hace difusa la capacidad intelectual. Lográ tus 2-3 objetivos esenciales primero y el resto de tu día será liviano y relajado.

4. Reducí tus distracciones-RSS feeds, suscripciones de todo tipo, actividad en redes sociales y foros, programas de televisión, revistas y diarios que leas, programas de chat, etc.

  • Limitá tus cuentas de email a una o dos y programá filtros de correo en éstas para evitar el spam.
  • Reducí tu consumo de información superflua. Esto te ahorrará horas.
  • Comenzá a trabajar antes de chequear tus emails, podrás concentrarte con más facilidad en tu tarea esencial.

5. Reducí tus horas de trabajo. Mantené tu cordura y trabaja con más eficiencia.

  • Trabajar un máximo de 8 horas diarias es lo ideal. ¿Podés reducirlas a 6? Genial.
  • Si podés focalizarte intensamente en tus metas en esas pocas horas, tendrás el resto del día para las actividades que te brinden más felicidad -tu familia, amistades, deportes, etc.
  • Si te encontrás con poca energía, podés tomar una siesta de 15-20 minutos. (¡Ah, las virtudes de trabajar desde casa!)
  • Y también es importantísimo tomar recreos frecuentes para evitar saturarte-de 10, ¡hasta de 20 minutos! Lo que te funcione mejor; no hay una regla fija para todas. Caminá, estirate, despeja tu mente, ¡y alejate de tu computadora!

6. ¡Eliminá el desorden! El desorden distrae.

  • Si siempre dejás las cosas en el mismo lugar, no vas a perder tiempo buscándolas. Enseñale a tu familia a que sea ordenada.
  • Ocupate de todos tus recados a la vez, uno tras otro. Aprovechá las bondandes de Internet para ahorrar tiempo en trámites! -podés pagar tus cuentas, administrar tu cuenta bancaria, hacer transferencias online en vez de ir al banco..
  • Y en cuanto tus finanzas te lo permitan es vital que cuentes con la ayuda de otra persona para delegar tareas como la limpieza, cocinar, cuidar de los niños, pasear al perro. Cuando trabajamos en casa es fácil perder la concentración y el foco si estamos divididas entre las tareas del hogar y el trabajo. Por eso una de tus primeras y más importantes inversiones será la de contratar ayuda con las tareas domésticas y el cuidado de los chicos, de otro modo podemos caer en el mal hábito de la “multitarea” y perder efectividad, la calidad de nuestro trabajo se verá gravemente afectado.
    Pero si en este momento no está dentro de tus posibilidades, considerá intercambiar tareas con otra persona. Pueden tomar turnos cuidando a los chicos, por ejemplo, y así tendrás noches libres sin tener que contratar a una niñera y tus hijos tendrán con quién jugar. También podés pedir ayuda a las abuelas de los chicos para que se turnen cuidándolos algunos días de la semana. Creeme, a las abuelas les encanta que les pidamos estos favores!

Ahora que leíste estos seis puntos, tal vez quieras comenzar ya mismo a aplicarlos. Y está perfecto! Pero tené presente que si son muchos los hábitos que tenés que modificar, es importante que comiences de a poco para no abrumarte. Crear hábitos y tomar pasos pequeños te ayudará a sentirte en control y a adoptar estas rutinas que te cambiarán la vida.

Adoptá un hábito por mes, y te aseguro que en unos meses tu vida va a cambiar rotundamente. Sí, ya sé..las mujeres solemos ser ansiosas y queremos ver resultados mágicos en tiempos mínimos. Pero esto es como las dietas para adelgazar: cuando hacemos una dieta rápida, bajamos de peso rápido y así también lo volvemos a ganar..sin embargo una dieta acompañada por un cambio de hábitos se prolonga en el tiempo, tal vez nos lleve varios meses bajar de peso pero los resultados serán progresivos, no habrá regresión. Del mismo modo, es preferible ir incorporando hábitos nuevos de a poco,  aunque tal vez nos tome varios meses adoptarlos de forma permanente, a querer hacer muchos cambios de golpe para luego desanimarnos y volver a nuestros viejos malos hábitos perpetuando nuestro malestar diario.

Voy a seguir compartiendo más sobre este tema en futuros artículos, y para esto te invito a que compartas los hábitos y técnicas que mejores resultados te dan a la hora de administrar tu tiempo y disfrutar de tu trabajo desde casa.

Qué recursos utilizás? Qué desafíos encontrás al trabajar desde tu casa?

Gracias y nos leemos prontito!

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Bárbara Langer es Asistente Virtual Asistencia-Virtual.com y editora de Mujeres Emprendedoras MujeresEmprendedorasBlog.com, un blog para mujeres independientes que desean tomar control de su profesión y sus vidas

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Fundadora de Asistencia-Virtual.com desde el año 2003. Editora de Mujeres Emprendedoras Blog.
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25 Comentarios

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  7. excelentes consejos para organizar la vida, pues ellos nos permitirán ser más productivos y finalmente lograr lo que queremos

    Gracias por compartir
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  8. Hola Bárbara, me ha gustado mucho este artículo porque me siento muy identificada! Mi vida es un poco caótica porque trabajo desde casa unos días a la semana y no me acostumbro a ordenar mi vida laboral desde aquí. Y lo intento. Leo todo tipo de consejos por internet, pero nada de nada. Me han hablado de un programa que parece ser, ayuda realmente con todo lo que es organización de tiempo y productividad. Igual tu has oído hablar de él y me puedes aconsejar. Se llama workmeter. Gracias.

  9. Me gustaría compartir 5 de mis consejos favoritos para administrar el tiempo

    1. Divide las grandes tareas en partes más pequeñas, incluso minúsculas, y empieza ya.

    2. Evita las interrupciones no deseadas y gestiónalas rápida y educadamente.

    3. Concentra las tareas del mismo tipo: por ejemplo, todas las compras en una misma salida, todas las llamadas o cartas, etc.

    4. Archiva bien todos los papeles que vas a necesitar o que prevés que podrás necesitar en el futuro.

    5. Ten siempre despejada tu superficie de trabajo para que nada te distraiga cuando te concentres en cada asunto. Déjala perfectamente ordenada al final del día.

  10. excelentes tips! Usas algun programa para optimizar tu tiempo? o sólo seguis estos trucos?

    saludos.

  11. Felicitaciones, me parece una excelente guía para la productividad que es de gran utilidad para las damas y también para los caballeros en todos los ámbitos de trabajo y negocios. Especialmente el punto de evitar o reducir los distractores es muy importante sobre todo en este mundo virtual donde el correo, el facebook, el twitter, el chat y todas las herramientas “utiles” te roban el tiempo valioso para las cosas verdaderamente importantes.

    Un saludo.

  12. Me siento sumamente identificada con algunos ejemplos como “multitarea” actualmente mis finanzas no me permiten acceder a una ayuda periòdica para la limpieza pero es un objetivo, una meta el tener a alguien en quien delegar mis quehaceres domèsticos que me quitan tiempo y energìa para lo que realmente debo hacer, dedicarlo a mi negocio. Felicitaciones este articulo està muy bueno!

  13. Maravillosos consejos, empezare a ponerlos en practica. Gracias!!

  14. QUE LINDO LO QUE HACES PODRIAS DARME MAS INFORMACION DE COMO TENER UNA PROFESION ASI DESDE CASA

  15. Hola Erika,
    Muchas que gracias por tus comentarios! Realmente me alegra saber que puedo ser de ayuda a quienes como yo alguna vez comienzan a trabajar desde su propio hogar.
    Estate atenta porque esta semana voy a publicar un artículo que habla acerca de cómo conciliar vida con trabajo cuando lo hacemos desde casa.
    Un abrazo,
    Barbara

  16. Hola Barbara,

    Te agradezco con tus consejos, que pienso poner en práctica desde Ya.

    Yo trabajo en casa desde algunos meses, y efectivamente tengo muchas distracciones y muchas tareas(multitareas) que como dices tu lo unico que hacian era quitarme mi energía.

    Mas ando preocupada por un tema pendiente u otro, pero finalmente mas es lo que pienso que lo que hago. Tengo un problema con mi falta de concentración. Pero haré mi mejor esfuerzo por ir cambiando mis hábitos poco a poco.

    Me has ayudado Muchísimo.

    Espero seguir leyendote en otro artículo.

    Saludos Cordiales,

    Erika Chumpitaz.
    Lima-Perú.

  17. Barby, excelente el post!!. Coincido plenamente con lo de recortar el exceso de informacion. En esta era de las comunicaciones e Internet hay que saber frenar la ola de cosas que llegan ( a las que nosotras mismas nos suscribimos generalmente!!) y saber elegir más entre las cosas que realmente valen la pena. Abrumarse con todo tipo de e-mails, posts, mensajes de redes, etc puede llegar a generar mucho estres y por consiguiente bajar la productividad.

    Lo que yo ultimamente hago es chequear mis e-mails a primera hora de la mañana simplemente para detectar si hay algo urgente. Despues lo cierro para dedicarme a algunas tareas fijas que requieren concetración y cuando termino vuelvo a abrir mi casilla. También desconecto el msn y skype en esos momentos. Me di cuenta de que así habia ciertas tareas que podía hacer más rápido y cometía muchos menos errores. Las distracciones son fatales porque además una vez que te sacaron del tema volver a tomar ritmo lleva algo de tiempo, y todo suma al final del día.

    Saludos!

  18. Barby,
    Muy buena tu nota!! Gracias por traer siempre temas tan interesantes y utiles!! Cuando comencé a trabajar desde casa, me costaba mucho organizar mi tiempo, me distraía facilmente con mails, llamados (la mayoría personales) y cosas de la casa.
    En un coaching que tuve con Marcela Frugoni, ella me aconsejó poner un horario fijo para atender las tareas del hogar, y otro para trabajar. ¡Y funcionó muy bien!! Luego, también organizé un horario para llamados, para leer mail, para investigar en Internet, para facturar y para casi cada tarea rutinaria. Al principio, cuesta bastante, pero es cuestión de tiempo. No recuerdo bien donde fue que leí que para fijar un nuevo hábito se necesitan 28 días. Es cuestión de voluntad y disciplina.
    Saludos!

  19. Hola,
    He caido por aqui hace algún tiempo, y te sigo por Twitter.
    He trabajado durante muchos años como secretaria de dirección, con lo cual el tema de priorizar las tareas, organizar el tiempo y sobre todo simplicar, son partes importantes de mi vida.
    Ahora desde los últimos casi tres años de mi vida, tengo una niña de 2, hago trabajos desde casa, asi que compatibilizar los dos sentidos de mi vida es más importante todavía.
    Aprendo mucho de vosotras, os seguiré de cerca…. Sólo dejaros dos apuntes:
    1) Antes de hacer una llamada, ver si lo podemos solucionar con un mail; se tarda menos y normalmente, más efectivo. Si puedes ahorrarte una llamada de teléfono con un email conseguirás hacer más cosas al día.
    2) Antes de tener una reunión asegúrate de haber hablado con la persona al menos 5 minutos al teléfono. Si puedes ahorrarte una reunión con una llamada de teléfono son horas que puedes utilizar para otras tareas.
    Seguid asi….
    Saluditos…

  20. Barby! Gracias! Totalmente de acuerdo con los tips que estás compartiendo. Para quiénes somos asistentes virtuales parciales como dice Fabiola nos viene muy bien tu categorización de tareas y también el hecho de saber organizarnos mejor para poder obtener resultados exitosos.

    Gracias por tu aporte y por compartir con nosotras un poco de tu conocimiento! Una linda tarde!

    María Sol Conde
    MSC SOLUTION
    http://www.mscsolution.com.ar

  21. Barby, qué importante es saber controlar nuestro tiempo y a la vez no sentirse culpable por no lograr hacer todo lo que uno tiene en mente!
    Una de las técnicas que uso desde hace tiempo para organizarme y despreocuparme, es la de controlar la lista al final del día. Lo que hice y terminé lo tacho, lo que no pude terminar le pongo al lado qué día voy a hacerlo. ej. +1 pasa a la lista de mañana, +2 a la de pasado mañana, +7 a una semana, etc. En esa lista va todo, personal y trabajo. Nunca me olvido de nada, me aseguro que las tareas y los días estén equilibrados y me da la tranquilidad de saber que en algún momento se va a hacer.
    Me tomó un poco de tiempo acostumbrarme, pero a mí me resulta.

  22. Hola Barby, mira que organizarnos para quienes ejercemos la Asistencia Virtual a tiempo parcial es más difícil, con todo lo que nos enseñaste durante la capacitación para Certificar con Asistente Virtual y los tips que nos das en este post, se facilitará más.
    Confieso que en esta etapa de consolidación de mi emprendimiento, en lugar de disminuir mis horas de trabajo las he tenido que aumentar, pero sabes, esto no es un sacrificio, estar consciente que uno trabaja para uno, que personalmente cosechara el resultado de su esfuerzo, da una satisfacción, una alegría y no pesa para nada tener que quitar algunas horas de sueño diario, eso sí me pongo al día con el sueño los domingos, durmiendo hasta tarde y tomando una buena siesta, ja, ja, ja.
    He organizado mi oficina en Casa de manera de tener a mano todo aquello que necesito, también los archivos en el computador los tengo debidamente organizados, considero esto muy importante para no perder tiempo ubicando la información que se necesita.
    Lo que más me ha costado, es renunciar a leer diariamente los post de los blog a los que estoy suscrita, hago una revisión semanal, incluso lo tengo esto marcado como una tarea más, con espacio de tiempo asignado en mi calendario.

    Particularmente, lo que más me da resultado es focalizar, es decir una tarea a la vez, y también me ayudo con Remember The Milk para listar las tareas pendientes y así ir atendiendo una a una en orden de prioridad y de contexto, siempre me preguntó ¿Qué es el resultado deseado? Y ¿cuál es la próxima acción?.

    Pero repito, todo esfuerzo vale la pena con tal de lograr consolidar mi emprendimiento y ejercer la Asistencia Virtual a tiempo completo. “Persigue tu dicha, que el universo abrirá puertas donde antes sólo había muros”.

  23. Barby, como siempre, genial tu aporte!
    Justamente es lo que estaba necesitando, una guia “práctica” para organizar ciertos temitas que me tenian a mal traer.
    Algo que hice yo en un principio es tener unas notas básicas con el título “Rutina” y los pasos a seguir “First thing in the morning”, porque me sucedia que me cogalgaba con un mail y dejaba cosas en el camino. Hasta ahora, funciona!
    Saludos !

    Karina Villegas
    Aktiva Solutions Virtual Assistance
    http//:aktivasolutions.com

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